Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing
Scopo
Modalità di gestione
Ambito di applicazione
Documenti e Normativa
Termini e definizioni
Segnalazioni interne
Segnalazioni esterne
Misure di protezione
Sanzioni
Documenti
Informativa
Linee Guida
Scopo
Consapevole del fatto che l’etica aziendale richiede una governance basata su fiducia, trasparenza ed integrità, Friulchem S.p.A. (di seguito anche “Friulchem” o “la Società“) incentiva la collaborazione dei propri lavoratori e di soggetti terzi ai fini dell’emersione di fenomeni illeciti, fraudolenti o sospetti e di qualsiasi altra irregolarità o condotta non conforme alla legge e al sistema regolamentare interno della Società.
A tal fine, è stata redatta ed approvata la presente Procedura, parte integrante del corpo normativo interno, con l’intento di consentire al proprio Personale e a tutte le Terze Parti che operano direttamente o indirettamente per conto della Società di segnalare violazioni di disposizioni normative che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione.
In particolare, attraverso il presente documento, la Società si pone l’obiettivo di definire i principi e le regole nonché i ruoli e le responsabilità nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni whistleblowing, in conformità alla Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, come meglio definite nel capitolo 3.
La presente Procedura integra il Codice Etico di Friulchem, nonché il Modello Organizzativo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
I soggetti coinvolti nelle attività di cui alla presente Procedura sono obbligati ad osservare le norme comportamentali e procedurali definite nel presente documento. Ogni Responsabile di Funzione/Manager ha la responsabilità di garantire il rispetto della presente Procedura. Ogni eventuale scostamento dall’effettiva operatività della Procedura è sottoposto a sanzione.
Modalità di gestione della procedura
La presente Procedura adottata dal Consiglio di amministrazione della Capogruppo Friulchem S.p.a. e costituisce un documento unico per tutto il Gruppo. Per questa ragione, le Società direttamente o indirettamente soggette al controllo della Capogruppo sono tenute ad accettarlo e a recepirlo attraverso i propri organi amministrativi nella prima occasione utile successiva al perfezionamento dell’operazione di acquisizione, con le eventuali modifiche rese necessarie sulla base di normative locali.
La procedura è resa disponibile e consultabile nelle seguenti modalità:
- tramite esposizione nel luogo di lavoro, tramite bacheca;
- tramite sito internet aziendale (link: https://www.friulchem.com/procedura-per-la-gestione-delle-segnalazioni-whistleblowing/ ), per tutti i soggetti interessati.
Ambito di applicazione
3.1. Ambito di applicazione
La presente Procedura si applica a Friulchem S.p.A. e alle Società del Gruppo soggette al controllo della Capogruppo, tra cui FC France SAS (branch) Si considerano segnalazioni rilevanti, ai fini dell’applicazione della presente Procedura, violazioni, condotte illecite, anche tentate, comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società. Per un dettaglio puntuale degli ambiti rilevanti per le Segnalazioni, si rinvia all’Allegato A – Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura. Dal punto di vista dei soggetti tutelati, la presente Procedura distingue il whistleblower (o segnalante, in senso stretto), cioè la persona fisica che effettua la segnalazione di violazioni avvenute nell’ambito del proprio contesto lavorativo, da altri soggetti che, pur non avendo effettuato direttamente la segnalazione, sono comunque ritenuti meritevoli di protezione. Per un dettaglio dell’ambito soggettivo si rimanda all’Allegato B – I segnalanti e gli altri soggetti tutelati. Documenti e Normativa di riferimento
La presente Procedura è redatta in ottemperanza alle disposizioni normative vigenti in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni, anticorruzione e protezione dei dati personali ed è conforme, inoltre, ai Contratti collettivi nazionali di lavoro applicabili al personale.
| Ambito | Riferimenti normativi |
| Unione Europea | Direttiva 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione |
| Regolamento UE 679/2016 in tema di privacy e successive disposizioni (GDPR) e normative privacy nazionali | |
| Italia | D.lgs. 10 marzo 2023, n.24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” |
| Decreto legislativo n.231/2001 recante “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n.300″ | |
| Modello Organizzativo: Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del d.lgs.231/2001, finalizzato alla prevenzione della commissione di particolari tipologie di reato in ambito d’impresa. | |
| Linee Guida whistleblowing di ANAC: Linee guida approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne. | |
| Regolamento per la gestione segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio di ANAC: Regolamento adottato da ANAC con delibera n.301 del 12 luglio 2023 | |
| Guida Operativa per gli enti privati circa la nuova disciplina “whistleblowing” di Confindustria: documento elaborato da Confindustria, pubblicato nel mese di ottobre 2023, per offrire alle imprese destinatarie della nuova disciplina whistleblowing una serie di indicazioni e misure operative ritenute idonee a rispondere alle esigenze delineate dal d.lgs.24/2023. | |
| Francia | Legge 2016-1691 del 9 dicembre 2016 (Loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique), come modificata dalla legge 2022-401 del 21 marzo 2022 (Loi visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte) |
| Decreto n. 2022-1284 del 3 Ottobre 2022 (Décret relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte). | |
| Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte (CNIL, 6 luglio 2023). |
Termini e definizioni
| Termine | Definizione |
| Segnalazione | Comunicazione scritta o orale, effettuata nelle modalità descritte dalla presente Procedura, contenente informazioni (compresi fondati sospetti) riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esser commesse nell’Organizzazione con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico, ovvero ogni altro elemento riguardante condotte volte ad occultare tali violazioni. |
| Violazione | Comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che sono dettagliati nell’Allegato A-Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura. |
| Segnalante, persona segnalante o Whistleblower | Persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, nell’espletamento di attività lavorative o professionali, presenti o passate. |
| Facilitatore | Persona fisica operante all’interno del medesimo contesto lavorativo con il compito di assistere il segnalante nel processo di segnalazione, mantenendo riservata la propria attività di assistenza. |
| Persona coinvolta | Persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata. |
| Comitato di Segnalazione (o Canale Diretto) | Profilo autorizzativo che permette di visualizzare le segnalazioni pervenute alla Società e di svolgere le attività istruttorie e di gestione della segnalazione al fine di valutarne l’ammissibilità e la fondatezza, compresa la chiusura della stessa. |
| Canale Alternativo | Organo autonomo che sostituisce il Canale Diretto nel caso in cui la segnalazione riguardi un membro del Comitato di Segnalazione. |
| Istruttore | Profilo autorizzativo che permette di accedere alla piattaforma ed intervenire come supporto nella fase di istruttoria qualora richiesto dal Comitato di Segnalazione. |
| Piattaforma | Sistema informatico che rappresenta lo strumento per la ricezione e la gestione delle Segnalazioni, con caratteristiche tecniche idonee a tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante anche tramite ricorso a strumenti di crittografia. |
Le segnalazioni interne: il Modello organizzativo definito da Friulchem
6.1. Strumenti a supporto del processo: la Piattaforma informatica
Nel definire il proprio Modello per la gestione delle segnalazioni di violazioni o condotte illecite, Friulchem ha scelto di adottare una Piattaforma per automatizzare e facilitare la ricezione e la gestione delle segnalazioni in grado altresì di garantire, con modalità informatiche e tecniche di cifratura dei dati, la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Tale Piattaforma é raggiungibile al seguente link https://whistleblowing.friulchem.com/.
All’interno della Piattaforma, ogni Società del Gruppo ha previsto un’istanza dedicata alla singola Legal Entity in modo da tenere separati i canali di segnalazione e la relativa gestione.
Ai sensi della presente Procedura, ogni segnalazione interna così come ogni successiva comunicazione con il Segnalante deve avvenire all’interno della Piattaforma, nella quale verrà inserita ed archiviata tutta la documentazione della pratica.
La Piattaforma, che consente di inviare segnalazioni anonime, permette agli utenti di dialogare con il Segnalante nel corso degli accertamenti interni.
La profilazione é prevista in modo autonomo e separato per ogni Società del Gruppo in perimetro della presente Procedura. Ciascun utente è in possesso di credenziali univoche di accesso che è tenuto a custodire in modo sicuro e non rivelare a terzi.
6.2. Ruoli e responsabilità
Il Modello di gestione delle segnalazioni definito dalla Società prevede i seguenti ruoli e responsabilità.
6.2.1. Comitato di Segnalazione (Canale Diretto)
La funzione di indirizzo e governo del processo di gestione delle Segnalazioni di violazioni o condotte illecite è in capo al Comitato di Segnalazione o Gestore della segnalazione, un Organo autonomo individuato in modo indipendente da ciascuna Società del Gruppo, composto da personale specificamente formato.
Per Friulchem S.r.l. ed FC France, la struttura del Comitato di Segnalazione è composta da:
- Andrea Reghelin, membro dell’Organismo di Vigilanza e responsabile formale del processo
Il Comitato di Segnalazione ha il compito di ricevere, analizzare ed indirizzare le segnalazioni, in particolare di:
- Svolgere le valutazioni preliminari di procedibilità, ammissibilità e fondatezza delle segnalazioni;
- Fornire un primo riscontro al Segnalante circa l’accoglimento o il rigetto della Segnalazione;
- Dirigere e coordinare lo svolgimento dell’istruttoria, volta ad accertare i fatti oggetto della Segnalazione, avvalendosi degli strumenti e delle tecniche disponibili e conformi alle norme vigenti;
- Disporre la chiusura delle indagini e fornire riscontro al Segnalante dell’esito della segnalazione;
- Attivare e supportare il management e le direzioni aziendali nell’implementazione di misure correttive/di mitigazione e nell’eventuale irrogazione di sanzioni disciplinari.
6.2.2. Canale Alternativo
Il Canale Alternativo è un canale ulteriore diverso dal Comitato di Segnalazione per la ricezione delle segnalazioni, che coincide:
- Margherita Mazzola, Presidente dell’Organismo di Vigilanza;
La Società ha previsto l’istituzione di tale canale aggiuntivo per garantire imparzialità e tutela del Segnalante qualora la Segnalazione riguardi uno dei membri del Comitato di Segnalazione.
Attraverso un’apposita utenza alla Piattaforma, il Canale Alternativo dedicato svolge pertanto le medesime funzioni del Comitato di Segnalazione (Canale Diretto) sia con riferimento alla fase di prevalutazione, sia con riferimento alla Fase istruttoria.
Nell’ambito di quest’ultima, il Canale Alternativo attiva i soggetti istruttori competenti in base al contenuto della segnalazione.
6.2.3. Soggetti Istruttori
Gli istruttori sono soggetti che possono intervenire nella fase di istruttoria, qualora deciso dal Comitato di Segnalazione, per fornire un supporto allo stesso nell’espletamento delle attività di verifica. Parte di questi è puntualmente individuata dalla Società, ad esempio nelle Funzioni o nei ruoli aziendali o di gruppo strategici e maggiormente coinvolti nella gestione delle segnalazioni di illeciti:
- Carlo Marelli, Responsabile area amministrazione, finanza e controllo
- Elisa Tagliolini, Responsabile risorse umane
- Michelangelo Leoni, Responsabile commerciale (Umano)
- Barbara Ceglia, Responsabile marketing e dei rapporti con la Pubblica Amministrazione
- Mariangela Spitaleri, RSPP
- Elena Basso, Responsabile acquisti
- Silvia Moiana, Responsabile gestione della produzione e certificazioni
Ogni istruttore dovrà sottoscrivere una dichiarazione di impegno a mantenere la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni relative alla segnalazione, ove non già previsto dalle norme deontologiche eventualmente applicabili (Allegato C-Dichiarazione di impegno dell’Istruttore).
Altri soggetti istruttori potrebbero essere individuati e designati per specifiche segnalazioni, in funzione del possesso di particolari competenze o in base all’esigenza specifica nella gestione della segnalazione. Anche in questo caso, ogni istruttore dovrà sottoscrivere la dichiarazione di impegno di cui sopra.
6.3. Forme e caratteristiche della segnalazione
La segnalazione interna deve essere indirizzata in via esclusiva al Soggetto Ricevente (Canale Diretto o Canale Alternativo) e può essere effettuata, in via privilegiata, in forma scritta, con le modalità informatiche di descritte nel dettaglio dell’Allegato D-Linee guida per l’invio delle segnalazioni interne tramite la Piattaforma.
Al termine dell’inserimento della segnalazione, la Piattaforma genererà un codice e la relativa chiave. Si raccomanda pertanto al Segnalante di prendere periodicamente visione della piattaforma, poiché le comunicazioni e le richieste di integrazione documentale da parte del Soggetto Ricevente, ritenute necessarie per poter procedere, verranno comunicate tramite la stessa.
Si precisa che, in caso di smarrimento del codice e della relativa chiave, il Segnalante non può effettuare l’accesso alla segnalazione. Il codice e la chiave, infatti, non possono essere replicati. Si rammenta quindi che è onere del segnalante averne adeguata cura. In caso di smarrimento, diventa onere del segnalante far presente al Soggetto Ricevente tale situazione, comunicando ogni informazione utile in merito alla segnalazione di cui ha smarrito il codice o la chiave.
Ove non sia possibile procedere con la segnalazione in forma scritta, la segnalazione interna può avvenire anche in forma orale. La segnalazione in forma orale può essere effettuata attraverso un sistema di messaggistica vocale resa disponibile all’interno della Piattaforma, che consentirà di registrare la segnalazione, previo consenso esplicito della persona segnalante.
Infine, su richiesta del Segnalante, la segnalazione potrà avvenire in forma orale, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. In questo caso, un soggetto interno al Comitato di Segnalazione o al Canale Alternativo (in caso di segnalazione al primo) guiderà il Segnalante nella compilazione della segnalazione nella Piattaforma, al fine di una adeguata gestione della stessa. In alternativa, previo consenso del Segnalante, la documentazione della segnalazione verrà garantita mediante registrazione idonea alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. Nel caso sia redatto un verbale dell’incontro, il Segnalante può verificarlo, rettificarlo e confermarlo sottoscrivendolo prima del suo inserimento nella Piattaforma.
In ogni caso, chi fornisce supporto al Segnalante NON potrà mantenere il codice alfa-numerico e la relativa chiave della segnalazione generati dalla Piattaforma, che rimarranno nella esclusiva disponibilità del Segnalante.
***
Si ricorda che la Segnalazione interna dovrà avere come oggetto uno degli ambiti oggettivi rilevanti come riportati nell’Allegato A-Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura della presente Procedura.
La Segnalazione deve essere completa ed esaustiva per permettere la verifica della sua fondatezza da parte del Comitato di Segnalazione. Il Segnalante, pertanto, ancor più se volesse mantenere il proprio anonimato è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire al Comitato di Segnalazione e agli istruttori di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione, quali, a titolo esemplificativo:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione.
I requisiti sopra descritti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il Segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste al momento di invio della segnalazione, ma dovranno poter essere ricostruiti nella fase di istruttoria.
I motivi personali o lo status psicologico del Segnalante non rilevano ai fini della presa in carico della Segnalazione.
Qualora la segnalazione venisse presentata ad un soggetto diverso dal Comitato di Segnalazione o dal Canale Alternativo, come individuato e autorizzato dalla Società (ad esempio, al proprio Responsabile o superiore gerarchico) laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Comitato di Segnalazione o al Canale Alternativo, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Diversamente, se il segnalante non dichiara espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
6.4. Fasi e attività
6.4.1 Fase di prevalutazione
Il Comitato di Segnalazione o il Canale Alternativo sono responsabili della fase di Prevalutazione della segnalazione e svolgono le seguenti attività:
- Rilasciano al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione;
- Mantengono le interlocuzioni con il Segnalante, a cui possono essere richieste, se necessario, integrazioni alla segnalazione;
- Danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute, avviando tempestivamente l’analisi preliminare della Segnalazione al fine di verificare la conformità della stessa alle norme applicabili e alla presente Procedura, in particolare valutando l’ammissibilità e la fondatezza dell’esposto.
La fase di Prevalutazione si potrà concludere alternativamente:
- con l’archiviazione della segnalazione, nel caso in cui la stessa non rientri nell’ambito soggettivo o oggettivo della presente Procedura, o manchino le condizioni di procedibilità;
- con l’apertura della FASE di ISTRUTTORIA, finalizzata ad intraprendere ogni più opportuna azione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati.
6.4.2 Fase istruttoria
Il Comitato di Segnalazione, o il Canale Alternativo nel caso la segnalazione sia indirizzata a quest’ultimo, sono responsabili della fase istruttoria, in cui sono supportati dai Soggetti istruttori di volta in volta competenti sulla base dell’oggetto della segnalazione (come individuati al precedente paragrafo 6.2.3, oppure istruttori individuati ex novo tra i soggetti, interni o esterni, competenti rispetto alla specifica segnalazione).
Nel caso di istruttori esterni, laddove per dare seguito alla segnalazione si renda necessaria la condivisione di informazioni relative alla segnalazione idonee a rivelare l’identità del Segnalante, il Comitato di Segnalazione o il Canale Alternativo, prima di procedere alla condivisione di tali informazioni, provvederà a raccogliere un consenso dal Segnalante alla rivelazione della propria identità secondo le modalità indicate al successivo par. 8.1 (Diritto di Riservatezza).
Nel caso in cui la segnalazione riguardasse una violazione del d.lgs.231/2001 o del Modello di Organizzativo, vengono tempestivamente informati i membri dell’Organismo di Vigilanza, quali Soggetti istruttori.
La fase istruttoria rappresenta l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, in cui va garantita la massima riservatezza circa l’identità del Segnalante e l’oggetto della segnalazione.
Tale fase ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine e di formalizzare i fatti accertati, attraverso attività di verifica interna con l’utilizzo di tecniche investigative obiettive ed il supporto delle strutture aziendali competenti ed interessate rispetto al contenuto della Segnalazione.
Qualora siano necessarie audizioni del Segnalante (o di altri soggetti interessati, testimoni o periti), le informazioni raccolte e/o i documenti consegnati devono essere archiviati e conservati esclusivamente nella Piattaforma ai fini della tracciabilità delle operazioni svolte.
6.4.3 Fase di valutazione degli esiti dell’istruttoria
La fase istruttoria interna si dovrà concludere con un giudizio circa l’ammissibilità della segnalazione; alternativamente:
- con l’archiviazione della segnalazione inammissibile, che risulti priva di fondamento o non sia stato possibile accertare i fatti o per altri motivi;
- con la comunicazione ai referenti aziendali dell’esito dell’istruttoria interna, mediante trasmissione di un Report riepilogativo delle azioni svolte e delle informazioni assunte, nel caso in cui la segnalazione risulti fondata e i fatti in essa segnalati siano accertati. In tale Report, verrà dato atto:
- delle evidenze raccolte;
- delle informazioni assunte;
- dei fatti accertati;
- delle azioni intraprese per l’istruttoria;
- eventuali azioni mitigative e/o correttive.
A seguito della trasmissione del Report, potranno essere definite ed intraprese dalla Società azioni mitigative e/o correttive, oltre a quelle volte a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile, dai contratti collettivi di lavoro di riferimento e dalle procedure applicabili a tutela degli interessi della Società (ad es. provvedimenti disciplinari, azioni giudiziarie, interruzione del rapporto in essere).
6.4.4 Riscontro al segnalante
Durante tutta la fase istruttoria, il Comitato di Segnalazione o il Canale Alternativo continuerà a mantenere rapporti con il Segnalante, informandolo sullo stato di avanzamento dell’istruttoria, almeno con riferimento ai principali snodi decisionali.
Al fine di garantire la massima trasparenza nella gestione della segnalazione, il Whistleblower potrà sempre accedere alla Piattaforma e conoscere lo status di lavorazione della segnalazione, utilizzando il codice alfa-numerico e la chiave che vengono generati dalla Piattaforma al termine dell’inserimento della segnalazione.
Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, il Comitato di Segnalazione o il Canale Alternativo dovrà fornire un riscontro al Segnalante, informandolo del seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione. In ogni caso, terminata l’istruttoria, il Comitato di Segnalazione o il Canale Alternativo comunicherà al Segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione, che consentirà di chiudere la segnalazione nella Piattaforma, ai fini della corretta conservazione della documentazione.
Per motivi di garanzia le segnalazioni non saranno più accessibili al Comitato di segnalazione o al Canale Alternativo dopo la loro archiviazione. La possibilità di accedere alle segnalazioni archiviate sarà limitata ad un soggetto espressamente autorizzato dalla Società al ricorrere di specifiche condizioni.
Le Segnalazioni esterne
Il canale ANAC
Ove ricorrano specifiche condizioni, il Segnalante può effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno.
La segnalazione esterna può essere effettuata quando ricorre una delle seguenti condizioni:
- il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo o non è conforme a quanto prescritto dalla legge;
- il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che l’Organizzazione non darebbe efficace seguito alla segnalazione interna oppure intravede un rischio concreto di ritorsione in caso di segnalazione interna;
- la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
- Piattaforma informatica, a cui é possibile accedere tramite il portale dei servizi ANAC al seguente url: https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni/#/
- Segnalazioni orali
- Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole
Garanzie e misure di protezione del Segnalante
L’intero processo di ricezione e gestione delle Segnalazioni deve garantire i diritti del Segnalante. A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società non solo ha previsto la facoltà di invio di Segnalazioni anonime, ma ha altresì previsto garanzie e misure per la tutela del Segnalante, che saranno applicate qualora ricorrano le seguenti condizioni:
- la violazione rientra nell’ambito oggettivo di applicazione della normativa (di cui si fornisce dettaglio in seguito e nell’Allegato A-Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura);
- la violazione riguarda comportamenti, atti o omissioni idonei a ledere o pregiudicare l’interesse pubblico o l’integrità della Società;
- sussistono fondati motivi che portino il segnalante a ritenere verosimile l’esistenza di un comportamento illecito o di una violazione.
- è accertata, anche con sentenza di primo grado non definitiva, la responsabilità penale del Segnalante per reati di diffamazione o di calunnia;
- è accertata la responsabilità civile del Segnalante, per avere riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa grave.
8.1. Diritto di riservatezza
L’identità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. Si ricorda che la tutela della riservatezza del soggetto Segnalante viene assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare. La divulgazione dell’identità della persona Segnalante e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui svelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante é ammessa solo qualora ciò rappresenti un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla legge applicabile nel Paese di riferimento, nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari, anche al fine di salvaguardare il diritto della difesa della persona coinvolta. In deroga all’obbligo di riservatezza, l’identità della persona segnalante potrebbe essere rivelata solo nei seguenti casi:- nell’ambito di un procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;
- nell’ambito di procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne, laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
8.2. Divieto di ritorsione
Il Modello per la gestione delle segnalazioni di violazioni o condotte illecite definito impone altresì l’esplicito divieto di adottare qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del Segnalante e degli altri soggetti tutelati. Si considera una ritorsione qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Si riportano nel seguito alcune fattispecie che costituiscono ritorsioni:- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
- la retrocessione di grado o la mancata promozione;
- il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
- le note di merito negative o le referenze negative;
- l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
- la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
- la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
- la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
- il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
- i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
- l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
- la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
- l’annullamento di una licenza o di un permesso;
- la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
- il Segnalante deve ragionevolmente credere, alla luce delle circostanze del caso concreto e dei dati disponibili al momento della segnalazione, che le informazioni sulle violazioni segnalate siano veritiere. Non sono sufficienti semplici supposizioni o voci di corridoio, così come notizie di pubblico dominio;
- il soggetto abbia segnalato fatti pur non essendo certo del loro effettivo accadimento o riportando anche fatti inesatti per via di un errore genuino o comunque quando si tratta di sospetti fondati;
- la segnalazione deve rientrare nell’ambito oggettivo e deve essere stata effettuata sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente;
- deve esserci uno stretto collegamento tra la segnalazione e il comportamento/anno/omissione sfavorevole subito – direttamente o indirettamente- dalla persona segnalante.
- se l’interessato ricade nel perimetro della normativa italiana – all’Autorità Nazionale Anti Corruzione, competente per gli accertamenti che la legge attribuisce all’Autorità, attraverso il modulo della piattaforma informatica disponibile nel sito istituzionale di ANAC, come indicato nel precedente paragrafo 8 (Il canale di segnalazione esterno)
- se ricade nel perimetro della normativa francese – al Défenseur des doits, affinché provveda alle necessarie indagini con i poteri conferitigli dalla legge.
8.3. Trattamento dei dati personali
Nell’ambito della gestione delle segnalazioni, Friulchem e FC France trattano i dati personali dei soggetti segnalanti ed eventualmente di altre categorie di soggetti interessati indicati da questi negli esposti presentati. Le società si configurano come Titolari autonomi del trattamento ed assicurano il rispetto dei principi fondamentali e degli obblighi derivanti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR):- alla luce del principio di «liceità, correttezza e trasparenza», al Segnalante viene resa, da ciascuna società, una specifica Informativa sul trattamento dei dati personali, in cui vengono presentate le informazioni principali relative al trattamento (ad es. la finalità, i tempi di conservazione dei dati personali, le basi di liceità del trattamento, le categorie di dati personali trattati ed i soggetti coinvolti nel trattamento), nonché vengono illustrati i diritti del Segnalante e le relative modalità di esercizio;
- alla luce del principio di «minimizzazione», non sono raccolti, nel corso della gestione della segnalazione, dati personali manifestamente non utili al trattamento della segnalazione stessa o, se accidentalmente raccolti, sono tempestivamente cancellati;
- con riferimento al diritto di rettifica, non è consentita la modifica degli elementi contenuti nella segnalazione o raccolti nel corso dell’istruttoria. Tale diritto, quando esercitato, non deve comportare l’impossibilità di ricostruire la cronologia degli eventuali cambiamenti intervenuti su elementi importanti dell’indagine. Pertanto, tale diritto può essere esercitato esclusivamente per rettificare dati di fatto, la cui esattezza sostanziale può essere verificata dal titolare del trattamento sulla base di elementi di prova, e senza cancellare o sostituire i dati, anche se erronei, originariamente raccolti.
- il censimento nel registro delle attività di trattamento tenuto dalla Società in qualità di titolare (sulla base dell’art. 30 GDPR);
- l’esecuzione della valutazione di impatto (DPIA), ai sensi dell’art. 35 GDPR, relativa al trattamento di gestione delle segnalazioni svolto per il tramite della Piattaforma informatica, necessaria in quanto il trattamento può comportare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone interessate;
- la designazione dei componenti del Canale Diretto, del Canale Alternativo, nonché del personale, dei membri dell’Organismo di Vigilanza e degli istruttori interni alle società coinvolti nella gestione delle segnalazioni, quali soggetti autorizzati a trattare i dati personali (ai sensi dell’art. 29 GDPR);
- la designazione dei fornitori di servizi coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni in qualità di responsabili del trattamento dei dati (ai sensi dell’art. 28 GDPR), in particolare:
- il fornitore della Piattaforma per la raccolta delle segnalazioni;
- eventuali fornitori che supportano nelle attività di gestione delle segnalazioni (in qualità di prevalutatori, membri dei Canali Diretto ed Alternativo o istruttori esterni).
Sanzioni
La mancata osservanza della presente Procedura e delle misure di tutela ivi previste comporta la possibilità di applicazione, da parte di Friulchem, del proprio sistema disciplinare interno, in linea con quanto previsto dalla normativa giuslavoristica nazionale applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.
La Società si riserva il diritto di intraprendere eventuali iniziative, anche in sede giurisdizionale, nel pieno adempimento delle previsioni normative vigenti ed applicabili. In particolare, la presente Procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, nei casi di dolo o colpa grave.
Si segnala che non é punibile la Società o la persona che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali, ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta, nel rispetto della normativa vigente applicabile per il caso.
Oltre alle sanzioni interne all’ente, nei casi espressamente previsti dalla normativa, anche ANAC (in Italia) / le Autorità Nazionali competenti (in Francia) potranno applicare alle persone fisiche o giuridiche eventuali sanzioni amministrative pecuniarie, come previste dalla normativa vigente e nel rispetto dei propri Regolamenti. Documenti di riferimento
10. Documenti di riferimento
- ALLEGATO A – Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura
- ALLEGATO B – I segnalanti e gli altri soggetti tutelati
- ALLEGATO C – Dichiarazione di impegno dell’istruttore
- ALLEGATO D – Linee Guida per l’invio delle segnalazioni interne tramite la piattaforma
- ALLEGATO E – Elenco Autorità francesi competenti per le segnalazioni esterne
ALLEGATO A – Le segnalazioni rilevanti ai fini della procedura
La Società considera segnalazioni rilevanti, ai fini dell’applicazione della presente Procedura, in via tassativa, violazioni, condotte illecite, anche tentate, comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, e che consistono in:
- violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori:
- appalti pubblici;
- servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
- sicurezza e conformità dei prodotti;
- sicurezza dei trasporti;
- tutela dell’ambiente;
- radioprotezione e sicurezza nucleare;
- sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
- salute pubblica;
- protezione dei consumatori;
- tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- violazioni di disposizioni europee che consistono in:
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti ed omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
- violazioni di disposizioni nazionali che consistono in:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001;
- violazioni di disposizioni interne alla singola Società, quali:
- Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del d.lgs.231/2001;
- Codice Etico;
- Procedure del sistema di Gestione integrato;
- Contratti collettivi nazionali e, più in generale, della regolamentazione interna (procedure, policy, istruzioni operative, ecc).
***
Esclusioni dall’ambito oggettivo
Sono previste limitazioni del perimetro applicativo dell’ambito oggettivo delle segnalazioni.
Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).
A questo si aggiunga che le segnalazioni fondate su sospetti non fondati o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito sono escluse dal perimetro della presente Procedura. Ciò in quanto è necessario sia tenere conto anche dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che la Società svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.
Nel campo di applicazione della presente Procedura NON sono comprese, altresì:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
- le segnalazioni di violazioni che sono già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali riguardanti servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente o da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea nei medesimi ambiti (il dettaglio delle normative è contenuto nell’allegato al d.lgs. 24/2023, Parte II);
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
Un’ulteriore limitazione del perimetro applicativo della presente Procedura riguarda specifiche disposizioni nazionali o dell’Unione europea in materia di:
- informazioni classificate;
- segreto professionale forense e medico;
- segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;
- materia di procedura penale.
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Caratteristiche della segnalazione
La Segnalazione deve essere completa ed esaustiva per permettere la verifica della sua fondatezza da parte del Comitato di Segnalazione. Il Segnalante, pertanto, ancor più se volesse mantenere il proprio anonimato è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire al Comitato di Segnalazione e agli istruttori di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione, quali, a titolo esemplificativo:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione.
I requisiti sopra descritti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il Segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste al momento di invio della segnalazione, ma dovranno poter essere ricostruiti nella fase di istruttoria.
I motivi personali o lo status psicologico del Segnalante non rilevano ai fini della presa in carico della Segnalazione.
Qualora la segnalazione venisse presentata ad un soggetto diverso dal Comitato di Segnalazione o dal Canale Alternativo, come individuato e autorizzato dalla Società (ad esempio, al proprio Responsabile o superiore gerarchico) laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Comitato di Segnalazione o al Canale Alternativo, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Diversamente, se il segnalante non dichiara espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
ALLEGATO B – I segnalanti e gli altri soggetti tutelati
La presente Procedura distingue il whistleblower (o segnalante, in senso stretto), cioè la persona fisica che effettua la segnalazione di violazioni avvenute nell’ambito del proprio contesto lavorativo, da altri soggetti che, pur non avendo effettuato direttamente la segnalazione, sono comunque ritenuti meritevoli di protezione.
Nella prima categoria rientrano:
- Lavoratori subordinati e autonomi, nonché collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa, anche durante il periodo di prova;
- Azionisti e membri dell’Organo di amministrazione, direzione o vigilanza, inclusi gli amministratori non esecutivi, e coloro che esercitano tali funzioni in via di mero fatto;
- Tirocinanti, anche non retribuiti, e volontari;
- Lavoratori o collaboratori di appaltatori, subappaltatori e fornitori;
- Ex dipendenti;
- Candidati ad una posizione lavorativa, che abbiano acquisito le informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi della trattativa precontrattuale, e che potrebbero subire ritorsioni.
Nella seconda categoria (altri soggetti tutelati dalla procedura) rientrano:
- i facilitatori;
- le persone che sono collegate all’informatore segnalante che potrebbero subire ritorsioni in un contesto lavorativo, come i colleghi di lavoro o parenti;
gli enti di proprietà della persona segnalante o per la quale essa ha lavorato nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
ALLEGATO C – Dichiarazione di impegno dell’istruttore
Il sottoscritto, (nome/cognome) ______________________ (di seguito: “Persona informata della segnalazione”), sotto la propria esclusiva responsabilità
DICHIARA
- di essere stato messo a conoscenza dell’esistenza di una segnalazione avente ad oggetto informazioni di condotte illecite (cod. id segnalazione: _____________) ai fini dell’espletamento di specifici atti di istruttoria;
- di essere stato reso edotto e di impegnarsi a mantenere il vincolo di riservatezza a cui il sottoscritto é tenuto nell’espletamento del mandato, sia in merito all’identità della persona segnalante che di qualsiasi altro soggetto coinvolto, nonché dei fatti oggetto della segnalazione;
- di essere stato reso edotto e di impegnarsi a garantire il divieto di compiere atti ritorsivi nei confronti del soggetto segnalante o di ogni altro soggetto che abbia anche solo facilitato la segnalazione, o che sia collegato al Segnalante dal rapporto di lavoro o da un rapporto affettivo/di parentela.
- di essere consapevole di avere assunto il ruolo di Persona informata della segnalazione e che, come tale, la violazione dell’obbligo di riservatezza e di ritorsione costituiscono causa di applicazione di sanzione sia da parte della Società che dell’Autorità Nazionale competente, come riportato nella Procedura adottata dalla Società per la gestione delle segnalazioni di illecito (par. 11 “Sanzioni“).
- di avere letto, conoscere ed accettare il contenuto della Procedura adottata dalla Società per la gestione delle segnalazioni di illecito (Procedura per la gestione delle segnalazioni di Whistleblowing).
(luogo), (data)
(firma)
_______________________________________
ALLEGATO D – Linee Guida per l’invio delle segnalazioni interne tramite la piattaforma
Le Linee Guida sono consultabili tramite sito internet, al seguente link: https://www.friulchem.com/procedura-per-la-gestione-delle-segnalazioni-whistleblowing/, nella sezione dedicata “whistleblowing”
ALLEGATO E- Elenco Autorità francesi competenti per le segnalazioni esterne
(ANNEX to the Decree no. 2022-1284 of October 3, 2022)
AMBITO
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AUTORITA’ |
| Marchés publics | · Agence française anticorruption (AFA), pour les atteintes à la probité; · Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), pour les pratiques anticoncurrentielles; · Autorité de la concurrence, pour les pratiques anticoncurrentielles; |
| Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme | · Autorité des marchés financiers (AMF), pour les prestataires en services d’investissement et infrastructures de marches · Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), pour les établissements de crédit et organismes d’assurance |
| Sécurité et conformité des produits | · Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) · Service central des armes et explosifs (SCAE) |
Sécurité des transports | · Direction générale de l’aviation civile (DGAC), pour la sécurité des transports aériens · Bureau d’enquêtes sur les accidents de transport terrestre (BEA-TT), pour la sécurité des transports terrestres (route et fer) · Direction générale des affaires maritimes, de la pêche et de l’aquaculture (DGAMPA), pour la sécurité des transports maritimes |
| Protection de l’environnement | · Inspection générale de l’environnement et du développement durable (IGEDD) |
| Radioprotection et sûreté nucléaire | · Autorité de sûreté nucléaire (ASN) |
| Sécurité des aliments | · Conseil général de l’alimentation, de l’agriculture et des espaces ruraux (CGAAER) · Agence nationale chargée de la sécurité sanitaire de l’alimentation, de l’environnement et du travail (ANSES) |
| Santé publique | · Agence nationale chargée de la sécurité sanitaire de l’alimentation, de l’environnement et du travail (ANSES) · Agence nationale de santé publique (Santé publique France, SpF) · Haute Autorité de santé (HAS) · Agence de la biomédecine · Etablissement français du sang (EFS) · Comité d’indemnisation des victimes des essais nucléaires (CIVEN) · Inspection générale des affaires sociales (IGAS) · Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM) · Conseil national de l’ordre des médecins, pour l’exercice de la profession de médecin · Conseil national de l’ordre des masseurs-kinésithérapeutes, pour l’exercice de la profession de masseur-kinésithérapeute · Conseil national de l’ordre des sages-femmes, pour l’exercice de la profession de sage-femme · Conseil national de l’ordre des pharmaciens, pour l’exercice de la profession de pharmacien · Conseil national de l’ordre des infirmiers, pour l’exercice de la profession d’infirmier · Conseil national de l’ordre des chirurgiens-dentistes, pour l’exercice de la profession de chirurgien-dentiste · Conseil national de l’ordre des pédicures-podologues, pour l’exercice de la profession de pédicure-podologue · Conseil national de l’ordre des vétérinaires, pour l’exercice de la profession de vétérinaire |
| Protection des consommateurs | · Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) |
| Protection de la vie privée et des données personnelles, sécurité des réseaux et des systèmes d’information | · Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) · Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) |
Violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne | · Agence française anticorruption (AFA), pour les atteintes à la probité · Direction générale des finances publiques (DGFIP), pour la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée · Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI), pour la fraude aux droits de douane, droits anti-dumping et assimilés |
| Violations relatives au marché intérieur | · Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), pour les pratiques anticoncurrentielles · Autorité de la concurrence, pour les pratiques anticoncurrentielles et les aides d’Etat · Direction générale des finances publiques (DGFIP), pour la fraude à l’impôt sur les sociétés |
| Activités conduites par le ministère de la défense | · Contrôle général des armées (CGA) · Collège des inspecteurs généraux des armées |
| Statistique publique | · Autorité de la statistique publique (ASP) |
| Agriculture | · Conseil général de l’alimentation, de l’agriculture et des espaces ruraux (CGAAER) |
| Education nationale et enseignement supérieur | · Médiateur de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur |
| Relations individuelles et collectives du travail, conditions de travail | · Direction générale du travail (DGT) |
| Emploi et formation professionnelle | · Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) |
| Culture | · Conseil national de l’ordre des architectes, pour l’exercice de la profession d’architecte · Conseil des maisons de vente, pour les enchères publiques |
| Droits et libertés dans le cadre des relations avec les administrations de l’Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics et les organismes investis d’une mission de service public | · Défenseur des droits |
| Intérêt supérieur et droits de l’enfant | · Défenseur des droits |
| Discriminations | · Défenseur des droits; |
| Déontologie des personnes exerçant des activités de sécurité | · Défenseur des droits |
La segregazione del canale di segnalazione e della relativa gestione avviene in conformità di quanto previsto dall’art. 4 comma 4 d.lgs.24/2023. Nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente, infatti, le Società del Gruppo in perimetro della presente Procedura non possono condividere il medesimo canale di segnalazione interna e la relativa gestione
La richiesta potrà avvenire all’interno della Piattaforma in modo da consentire la riservatezza della richiesta medesima.
Tramite il sistema di messaggistica vocale in Piattaforma.
E’ possibile che in tale fase vengano coinvolti soggetti esterni alla Società (ad es. esperti, periti o il personale di altra Società del Gruppo).
Art. 8 II) della legge francese 2016-1691 del 9 dicembre 2016.
Cfr. Art. 16 d.lgs.24/2023. Sullo stesso tema si veda il Considerando 32 della Direttiva, il quale precisa che “Tale requisito è una garanzia essenziale contro le segnalazioni dolose e futili o infondate, in modo da garantire che le persone che, al momento della segnalazione, hanno fornito deliberatamente e scientemente informazioni errate o fuorvianti, siano escluse dalla protezione. Al tempo stesso, tale requisito assicura che la persona segnalante continui a beneficiare della protezione laddove abbia effettuato una segnalazione imprecisa in buona fede. (…). I motivi che hanno indotto le persone segnalanti a effettuare la segnalazione dovrebbero essere irrilevanti al fine di decidere sulla concessione della protezione.“.
Cfr. Art. 12 comma 5, secondo periodo, d.lgs.24/2023
Cfr. Art. 12 comma 6, d.lgs.24/2023
Art. 14 d.lgs.24/2023.
Il riferimento esclude la diffusione di informazioni classificate, o informazioni coperte dal segreto professionale o medico, o riguardanti le deliberazioni egli organi giurisdizionali, per i quali resta ferma l’applicazione delle disposizioni di legge applicabili.
Si tratta di tutti quegli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati negli atti elencati nell’allegato al d.lgs.24/2023 o degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937.
Rientrano in tale ambito le violazioni delle norme dell’Unione in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
È prevista la protezione della riservatezza delle comunicazioni tra gli avvocati e i loro clienti («segreto professionale forense») prevista dal diritto nazionale e, ove applicabile, dal diritto dell’Unione, in conformità della giurisprudenza della Corte. Inoltre, non deve essere pregiudicato l’obbligo di mantenere la natura riservata delle comunicazioni tra prestatori di assistenza sanitaria, compresi i terapisti, e i loro pazienti, nonché la riservatezza delle cartelle cliniche («riservatezza medica»), come previsto dal diritto nazionale e dell’Unione.
Documenti di riferimento
INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI, AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”) DERIVANTE DAL SISTEMA ADOTTATO DALLA SOCIETA’ PER RACCOGLIERE LE SEGNALAZIONI DI CONDOTTE ILLECITE O LE VIOLAZIONI DEL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D.LGS 231/2001 E DALLE SEGNALAZIONI PREVISTE DAL D.LGS. 24/2023
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TITOLARE DEL TRATTAMENTO |
Friulchem S.p.A. Indirizzo: Via San Marco 23, 33099, Vivaro (PN) Indirizzo e-mail: privacy@friulchem.com (di seguito anche la “Società” o il “Titolare”). |
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TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FONTE DEI DATI |
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La Società consente di effettuare segnalazioni scritte o orali circostanziate di: · condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale, anche ai sensi del D.lgs 231/2001; · violazioni delle previsioni interne alla Società, tra cui, ove presenti: – Codice Etico; – Modello di Organizzazione Gestione e Controllo eventualmente adottato dalla Società ai sensi del D.lgs 231/2001, nonché delle relative procedure; – contratti collettivi nazionali di lavoro; – regolamenti interni (procedure, politiche, istruzioni operative, ecc.); · violazioni di disposizioni europee che consistono in: – atti ed omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; – atti ed omissioni che riguardano il mercato interno; – atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati; · violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti – a titolo esemplificativo ma non esaustivo – i seguenti settori: – appalti pubblici; – servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; – sicurezza e conformità dei prodotti; – sicurezza dei trasporti; – tutela dell’ambiente; in via digitale attraverso la propria piattaforma whistleblowing. Le segnalazioni possono essere nominali o anonime: · nel caso di segnalazioni anonime, i sistemi informatici aziendali non saranno in grado di identificare il segnalante dal punto di accesso al portale (indirizzo IP); · nel caso di segnalazioni nominali, scritte o orali, su scelta del segnalante, i dati personali di quest’ultimo saranno associati alla segnalazione. All’interno del form, messo a disposizione nella piattaforma whistleblowing, il segnalante potrà indicare i propri dati personali, in caso di segnalazioni nominali (e, nello specifico, dati anagrafici e dati di contatto), informazioni afferenti al rapporto con il Titolare, le circostanze e la descrizione del fatto oggetto della segnalazione nonché dati personali del segnalato e/o di eventuali soggetti terzi (di seguito i “Dati”). La piattaforma whistleblowing, inoltre, fornisce la possibilità al segnalante, in via del tutto facoltativa, di effettuare segnalazioni mediante registrazione vocale, previo consenso espresso, nel qual caso i Dati raccolti comprenderanno anche la voce del segnalante stesso. La piattaforma whistleblowing consente, altresì, su richiesta del segnalante, di programmare un incontro diretto con le funzioni aziendali deputate ed espressamente autorizzate al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative. L’incontro, previo consenso del segnalante, sarà appositamente documentato. I Dati del segnalante eventualmente indicati sono forniti direttamente dal segnalante stesso (e quindi acquisiti dal Titolare presso l’interessato ai sensi dell’art. 13 del GDPR); i Dati del segnalato e/o di terzi sono forniti dal segnalante (e quindi acquisiti dal Titolare presso terzi ai sensi dell’art. 14 del GDPR). Inoltre, nel contesto di tale attività, potranno essere trattati anche dati particolari (ad esempio, dati relativi alla salute) e dati giudiziari (in particolare, dati relativi a ipotesi di reato) qualora gli stessi venissero direttamente forniti dal segnalante; non si tratta infatti di categorie di dati che siano richieste in maniera mandatoria al fine dell’invio della segnalazione. |
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FINALITÀ DEL TRATTAMENTO |
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO |
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI |
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Gestione delle segnalazioni circostanziate di condotte illecite o di violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo, effettuate in forma scritta e orale, incluse le attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti segnalati e l’adozione dei conseguenti provvedimenti secondo quanto previsto nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo /illeciti e/o irregolarità nell’ambito dei rapporti precontrattuali, contrattuali, periodo di prova intercorrenti con il Titolare ovvero successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico come previsto dal D.lgs. 24/2023. |
I Dati sono trattati per adempiere ad un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del Trattamento ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, come modificato dalla Legge n. 179/2017 nonché dalla Direttiva UE n. 2019/1937 come recepita dal D.lgs. n. 24/2023, art. 6, par. 1, lett. c del GDPR. Il trattamento, eventuale, di categorie particolari di dati si fonda sull’art.9, par. 2, lett. g del GDPR, in accordo con quanto previsto all’art. 2-sexies, c. 1, del D.lgs. 196/2003, come novellato dal D.lgs. 101/2018. Eventuali dati relativi a condanne penali e reati saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR. Con riferimento esclusivamente all’effettuazione di segnalazioni mediante registrazione vocale, la registrazione sarà trattata previo consenso espresso del segnalante, ai sensi dell’art. 14 del D.lgs. n. 24/2023. |
I Dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui all’articolo 5, par.1, lett. e del GDPR.Qualora la segnalazione comporti l’instaurazione di un contenzioso o un procedimento disciplinare nei confronti del segnalato o del segnalante, i Dati saranno conservati per tutta la durata del contenzioso o del procedimento stragiudiziale fino allo spirare dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. | |||
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Se necessario, per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria. |
Legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par.1, lett. f del GDPR. Eventuali categorie di dati particolari saranno trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f del GDPR. Il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati, eventualmente inviati, saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR. |
I Dati saranno conservati per tutta la durata del procedimento giudiziario o fino al decorso dei termini di impugnazione. |
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Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione, di backup, nonché di accountability del Titolare. | |||||
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OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI |
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Il conferimento dei Dati è facoltativo. In particolare, in caso di mancato conferimento dei dati identificativi del segnalante, la segnalazione verrà resa in forma anonima. Le informazioni riportate nella segnalazione (es. le circostanze e la descrizione del fatto oggetto della segnalazione con riferimento al segnalato e/o terzi) sono necessarie per consentire al Titolare di acquisire, gestire e avviare un’eventuale fase istruttoria ai sensi del D. Lgs. 231/01 s.m.i e del D. Lgs. 90/2017 s.m.i e del D.lgs. 24/2023. Le categorie particolari di dati e/o dati giudiziari non sono richiesti dal Titolare e potranno essere trattati, ove inviati dal segnalante, solo in presenza delle condizioni sopra elencate. In assenza di tali condizioni verranno tempestivamente cancellati. |
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MODALITA’ DEL TRATTAMENTO |
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Il trattamento dei Dati, sia con riferimento alle segnalazioni scritte che orali, avverrà mediante strumenti cartacei, elettronici o automatizzati (piattaforma whistleblowing) con logiche correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo tale da garantire la sicurezza e riservatezza dei Dati stessi. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei Dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Nei casi in cui venga richiesto dal segnalante un incontro diretto, l’incontro potrà essere documentato, previo consenso, a cura del personale addetto mediante verbale. |
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DESTINATARI DEI DATI |
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I Dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di Titolari del trattamento quali, a titolo esemplificativo, autorità giudiziarie e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli, nonché persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza in materia nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023. I Dati sono altresì trattati, per conto del Titolare, dal fornitore che gestisce la piattaforma whistleblowing (nonché la conservazione delle informazioni e dei Dati ivi contenuti), a cui sono impartite adeguate istruzioni operative, appositamente nominato Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. In casi eccezionali, qualora dalla segnalazione le Società avviino un procedimento disciplinare nei confronti del soggetto segnalato che si basa unicamente sulla segnalazione, i Dati del segnalante potranno essere comunicati al segnalato, esclusivamente per far esercitare il diritto di difesa di quest’ultimo nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023. L’identità del segnalato e delle persone menzionate nella segnalazione sono tutelati fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante. |
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SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO |
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I Dati potranno essere trattati dai componenti del Canale Diretto, del Canale Alternativo, nonché dal personale, dai membri dell’Organismo di Vigilanza e dagli istruttori interni coinvolti nella gestione delle segnalazioni che agiscono sulla base di specifiche istruzioni in ordine a finalità e modalità del trattamento e che saranno comunque coinvolti solo in casi strettamente necessari, avendo cura di preservare l’assoluta riservatezza degli interessati. |
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TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI EXTRA-UE |
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Non sono previsti trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), per quanto concerne i trattamenti in oggetto. |
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DIRITTI DELL’INTERESSATO – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO |
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Il segnalante potrà verificare lo stato della propria segnalazione mediante la piattaforma whistleblowing. In caso di segnalazioni anonime, non sarà possibile per il segnalante esercitare i diritti di cui al presente paragrafo in quanto l’esercizio dei diritti implica l’identificazione dell’interessato. |
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Contattando la Società via e-mail all’indirizzo privacy@friulchem.com, gli interessati possono chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR, la rettifica dei dati di fatto inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché l’opposizione al trattamento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare. In caso di incontro diretto, su richiesta del segnalante, il verbale (redatto previo consenso del segnalante) potrà essere da quest’ultimo verificato, rettificato e confermato mediante la propria sottoscrizione. In caso di segnalazione orale sarà richiesto un consenso espresso del segnalante e, in caso di trascrizione della segnalazione orale, sarà possibile verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione. |
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Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione. |
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Ai sensi dell’art. 2-undecies del D.Lgs. n. 196/2003, come modificato dal D.lgs. n. 101/2018 (di seguito, “Codice”), i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala una condotta illecita di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio. In tale ipotesi i diritti in questione possono essere esercitati per il tramite del Garante (con le modalità di cui all’art. 160 del Codice medesimo), il quale informa l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale. |